Näkemyksiä | Blogi 10.11.2020

Etänä mutta ei etäinen – työnteon uudet tavat

Viime vuodenvaihteessa siirryimme uudelle vuosikymmenelle. Sen alkumetreillä niskaamme putosi aivan uudenlainen tilanne, joka pakotti meitä pohtimaan uudelleen monia itsestäänselvyytenä pitämiämme asioita.  Me Näkemystehtaalla aloitimme etätyöt heti alkukeväästä, koronapandemian rantauduttua Suomeen. Muutokseen sopeutuminen oli helppoa, sillä pystyimme nopeasti muokkaamaan toimintatapojamme etätyöhön soveltuvaksi, eikä etätyö ollut meille muutenkaan uusi asia.

Tutkimuksissa on todettu, että etätyö on jopa lisännyt suomalaisten työhyvinvointia.  Työmatkustukseen käytetty aika siirtyy suoraan vapaa-ajaksi ja omaa työpäivää pystyy jaksottamaan vapaammin. Miinuksena on spontaanien keskusteluiden puute työkavereiden kanssa, joita itse kaipaan todella paljon.
Kevään etätöissä taisi olla vielä uutuuden viehätystä? Kesäkin kurkki jo nurkan takana: päivät muuttuivat tunti tunnilta valoisammiksi ja lomat lähestyivät. Olen lukenut viime aikoina useamman artikkelin etätyöapatiasta. Syntyykö apatia siitä, että ei ole vapautta valita etänä työskentelyn ja toimistolla olon väliltä? Sosiaalisten kontaktien puute ja päivien monotonisuus olivat Miten Suomi voi -tutkimuksen mukaan etätyöskentelyn negatiivisia puolia. Jaksavatko ihmiset keskittyä palavereissa, joissa kaikilla on kamera pimeänä ja vain yksi ihminen on äänessä? Miten etäpalavereista saisi tehokkaampia?

Etäpalaverit, jotka eivät jätä kylmäksi

Olen itse huomannut, että mitä paremmin on valmistautunut palaveriin, sitä paremmin päästään tavoitteisiin. Etenkin silloin, kun puhutaan pidemmistä palavereista. Itse noudatan usein seuraavaa kaavaa:

  1. Tavoitteet ja mahdollinen aikataulu
  2. Pohjustus aiheeseen
  3. Osallistavat menetelmät
  4. Tulosten/ päätösten yhteenveto
  5. Jatkotoimenpiteet/ seuraavan palaverin sopiminen
  6. Kiitokset/ fiilikset

Osallistavista menetelmistä puhuttaessa mahdollisuudet ovat tänä päivänä monipuoliset. Yhteiskehittämistyökaluja on monia ja niistä pitää valita itselleen sekä aiheeseen sopivimmat. Työpajojen järjestäminen etänä on nykyisin hyvin tehokasta ja samoja elementtejä voi soveltaa myös perinteisiin palavereihin.

Googlen Jamboard on ilmainen interaktiivinen valkotaulu, jota kaikki voivat käyttää samaan aikaan. Jamboardin käyttö on todella helppoa ja se tallentuu Googlen Driveen myöhempää käyttöä varten. Hyvänä puolena on myös se, että muilta osallistujilta kirjautumista ei vaadita, vaan se onnistuu klikkaamalla linkkiä. Muita hyviä digitaalisia valkotauluja ovat esimerkiksi Mural ja Miro, jotka ovat todella monipuolisia ominaisuuksiltaan; voit fasilitaattorina kellottaa tehtäviä ja luoda äänestystuokioita. Etenkin Muralista löytyy monia hyviä valmiita canvaksia, kuten Business Model Canvas. Mural ja Miro ovat maksullisia palveluita, mutta niitäkin voi kokeilla ilmaiseksi. Nämä työkalut ovat loistavia ideoimiseen ja kehittämistyöhön. Myös Microsoft Teamsin tai Googlen kautta voi muokata samaa tiedostoa, jolloin kaikki pääsevät käsiksi palaverin muistiinpanoihin ja voivat lisätä sinne omia ajatuksiaan. Asiat muuttuvat konkreettisiksi, kun saa mustaa valkoiselle.

Kyselyt osallistavat

Hyvä vinkki on, että ennen palaveria tai myös sen aikana voit laittaa osallistujat vastaamaan kyselyyn, joka on helppo luoda esimerkiksi Google Formsilla. Voitte palaverin aikana käydä tulokset läpi yhdessä. Tämä on helppo ja sitouttava tapa kysyä mielipiteitä asioihin ja saada kaikkien osallistujien ääni kuuluviin. Pienempiä asioita varten voit myös pyytää osallistujia kirjoittamaan ajatuksiaan chattiin, jonka jälkeen voitte keskustella esiin nousseista asioista yhdessä.

Mikäli osallistujia on suurempi joukko, suosittelen jakamaan ihmiset pienempiin keskustelutiimeihin. Hyvänä käytäntönä on antaa heille selkeä tehtävä, jonka tulokset sitten jaetaan yhteisesti. Esimerkiksi Microsoft Teamsiin on juuri tullut uusi odotettu lisäys, jossa voit jakaa osallistujat huoneisiin. Voit myös luoda omat erilliset puhelut tiimeille, pyytää heitä liittymään siihen ja palaamaan pääpuheluun tietyn ajan kuluttua.

 

Etätyöapatian ehkäisy

Palavereihin voi tuoda mukaan myös virkistäviä elementtejä. Kahoot -pelin avulla voidaan hauskalla tavalla kokeilla, onko palaverin tai koulutuksen aikana kaikki asiat varmasti sisäistetty. Palavereissakin voi olla hauskaa!

Etätyöapatiaa voi karkottaa myös yhteisillä kahvitauoilla. Etänä kynnys nopeaan yhteydenottoon on paljon suurempi kuin toimistolla. Pienet rupattelutuokiot lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta ja lisäävät työhyvinvointia. Näitä yhteisiä taukoja voi esimerkiksi perjantaisin maustaa digibaari kierroksella. Palvelussa on erilaisia huoneita, joihin mahtuu 4 – 10 henkeä. Joissakin huoneissa voi osallistua esimerkiksi tietovisaan tai jopa laulaa karaokea ”lähipubissa”. Kannattaa kokeilla!

Riippumatta siitä, mihin maailmantilanne tästä muuttuu, on vuosi 2020 jättänyt lähtemättömän jälkensä työelämäämme. Myös konservatiivisissa työyhteisöissä on alettu pohtimaan uusia työskentelymuotoja sekä suurten toimistojen ylläpitämisen järkevyyttä. Eikä se ole välttämättä edes paha asia. Kun joudumme uuden eteen, on pitkälti kyse siitä, näemmekö tilanteen mahdollisuutena vai uhkana.

 

 

 

 

Sinua saattaa kiinnostaa myös

Näkemyksiä | Blogi 01.12.2020

Oletko jo unelma-asiakkaasi kanssa samassa kuplassa?

Meillä ihmisillä on taipumus viihtyä parhaiten ympäristössä, jossa meitä ymmärretään ja joissa voimme kokea olevamme tärkeä osa kokonaisuutta. Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa olemme jatkuvasti ystäviemme ja verkoston ympäröimänä ja jaamme heidän [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 24.11.2020

Keskustelun taso on maailman peili

Yleisradio julkisti viime viikon maanantaina Hyvin sanottu – Bra sagt -hankkeen parantamaan ja vaalimaan suomalaista keskustelukulttuuria. Tavoitteena on ”kohottaa suomalaisen keskustelukulttuurin tasoa ja innostaa ihmisiä mukaan toisia kunnioittavaan, erilaisia näkemyksiä [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 17.11.2020

Tule kuulluksi

Usein ajatukset alkavat raksuttaa hetkissä jolloin odotat niitä vähiten. Niin idea myös tästä tekstistä. Oli täysin tavallinen ilta, työasiat pyyhitty mielestä ja tv auki. Mieleeni takertui lause: “Yksi meidän ongelmistamme [...] Lue lisää

Muita näkemyksiä samalta kirjoittajalta

Näkemyksiä | Blogi 01.09.2020

Hei B2B-päättäjä, mitä sinun asiakkaasi haluavat?

Olen lähiaikoina törmännyt kirjoituksiin asiakaskokemuksen ja asiakastyytyväisyyden parantamisesta ja sen merkityksestä B2B-puolen yrittäjille. Sivusin aihetta edellisessä blogipostauksessani jo keväällä, mutta nyt haluan syventyä asiaan vielä lisää.  Kirjoituksissa korostuu näkökulma ihmisiin [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 05.05.2020

Asiakasymmärryksestä asiakaskokemukseen

Asiakasymmärrys on palvelumuotoilun kulmakivi, mielestäni sen tulisi olla myös kaiken yritystoiminnan keskeisimpiä asioita. Se on perusta kaikelle tekemiselle ja kehittämiselle. Olen iloinen siitä, että asiakasymmärrykseen kiinnitetään koko ajan enemmän huomiota. [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 05.03.2020

Palvelumuotoilija näkemyksiä etsimässä

Olen saanut mahdollisuuden päästä näkemään Näkemystehtaan arkea ja aion käyttää tilaisuuden hyväkseni. Täällä työskentelee innostunut ja monipuolinen ammattilaisten joukko, mahdollisuus oppimiseen on siis taattu. Miksi palvelumuotoilua? Markkinointi ja viestintä edellyttävät [...] Lue lisää