Näkemyksiä | Blogi 14.07.2020

Joustava työ, uusi normaali?

Kuluvan kevään aikana lähes 60 prosenttia työssäkäyvistä siirtyi etätöihin. Monella työpaikalla otettiinkin vauhdikkaasti uusia toimintatapoja, -malleja ja työkaluja käyttöön. Etenkin asiantuntijatyössä joustavaan työmalliin on työn luonteen vuoksi ollut helpompi siirtyä. Työtä voi tehdä pitkälti kiinteästä työajasta ja työpaikasta riippumatta ja uusien työn tekemiseen sekä yhteydenpitoon tarvittavien teknisten välineiden käyttöönotto on suhteellisen luontevaa.

Kevät on joka tapauksessa ollut opettavainen. Hetkittäin se on ollut myös rankka, kun kaikki ei ole ollut tehtävissä vanhaan tuttuun tapaan. Tästäkin kuitenkin selvittiin. Muutamat keväällä kertyneet huomiot ja vinkit siis tässä:

Ajallista joustoa

Tietty päivärutiini kannattaa kehittää sen mukaan, mihin aikaan on työn suhteen tehokkaimmillaan. Herätyskellon voi asettaa siihen aikaan, että se on ennemminkin kaino muistutus siitä, että tänään on työpäivä, kuin että tarvitsee nousta useampaa tuntia ennen kuin hommat alkavat luistaa. Aamu- ja iltavirkut eivät tykkää sykkiä ihan samaan kellon aikaan, mutta yhteinen aikaikkuna yhteistyötä vaativien töiden hoitamiseen on kuitenkin hyvä löytää ja sopia.

Työpäivää on myös hyvä rytmittää samaan tapaan kuin se toimistollakin tapahtuisi; aamukahvit, lounastauot ja ehkä mahdolliset taukojumpat kannattaa sisällyttää päivään. Ihan jo siksi, että virkeystaso pysyy kohdillaan ja että tuolilta tulee noustua ylös säännöllisesti. Ja tanssahtele vaikka aina sen oman lempibiisin tahtiin, kun sellaisen satut kuulemaan, kukaan ei ole näkemässä.

Työajasta riippumattoman työnteon etuna on työntekijän kannalta työajan joustavuus sekä työn tekemisen rytmittäminen omien vahvuuksien mukaan. Työnantajan vinkkelistä työteho ja tuottavuus on parempia, kun työtä voi tehdä itselleen tehokkaimpaan aikaan.

Valitse paras paikka

Työn ja vapa-ajan rajaamiseen auttaa, kun kotiin on määrittänyt jokin tietyn työpisteen/-alueen. Näin saa helpommin erotettua, milloin on töissä ja milloin ei. Tämä on kaikille tärkeää, jotta työstä pääsee myös riittävästi irtautumaan, eikä työn kuormitus pääse kasvamaan liiaksi.

Kelien salliessa ei ole huono idea hakeutua myöskään ulos, koska raikas ilma tekee vain hyvää. Moni myös hyödyntää palaverit kävelytuokioina, jos ei tarvitse tehdä muistiinpanoja eikä tarvitse pääsyä koneelle. Muita palaveriin osallistujia taustalta kuuluva linnunlaulu vaan todennäköisesti ilahduttaa.

Työn tekeminen itse valitussa paikassa antaa monesti työntekijälle paremman rauhan ja mahdollisuuden keskittyä omaan tekemiseensä ja tämän myötä myös parempiin työtuloksiin. Ja kun säännöllinen matkustaminen paikan A ja paikkojen B välillä vähenee, niin säästämme siinä myös ystäväämme luontoa.

Tekniset välineet kuntoon

Etäkokoukset ja -miitit ovat monille varmasti jo arkipäivää ja erilaisia alustoja tapaamisten pitoon löytyy useita. Etätapaamisiin liittyy pitkälti samat lainalaisuudet kuin ”livenä” pidettyihin palavereihin. Se kuuluisa ”joku” vastaa aina palaverista, tapaamisella tulee olla selkeä tavoite ja se tulee valmistella riittävän hyvin.

Miitin alkuun olisi korrektia kysyä kaikilta osallistujilta esimerkiksi kuulumisia, jolloin kaikki osallistujat tulevat huomioiduksi. Ainakin Teamsista löytyvät viittaus- ja keskusteluominaisuudet ovat myös hyvä tapa olla keskeyttämättä puhetta, mutta saattaa tiedoksi, että sinulla on jotakin sanottavaa.

Etätapaamiset koetaan edelleen myös kovin ”oikeiksi”, koska esimerkiksi itse olen huomannut suihkauttavani parfyymiä ennen tapaamista ja joku on kertonut välttävänsä valkosipulin syöntiä ennen palaveria. Ihan kuin se näytön läpi tuntuisi.

Etämiitit säästävät myös aikaa, kun ei tarvitse matkata paikasta toiseen, huonot ajokelit ja liikenne-esteet eivät viivästytä matkantekoa ja monesti asiat saadaan muutoinkin käytyä läpi monesti lyhyemmässä ajassa. Tehokasta.

Toimistolla on helppo huikata joku kysymys ilmoille, ja usein avun saa välittömästi. Ottakaa käyttöön teille sopivat pikaviestimet tällaisia tilanteita varten. Myös projektinhallintaan ja avoimien asioiden hoitoon tiimeittäin löytyy useita eri vaihtoehtoja (mm. Visma Severa, ClickUp ja Monday), jotka toimivat hyvin etätyöskentelyssä ja lankojen käsissä pitämisen apuna.

Ja muistetaan myös se sosiaalinen puoli

Etäily saattaa joissakin luoda myös yksinäisyyden ja ulkopuolellejäämisen tunnetta. Voi miettiä ottaako käyttöön yhteiset kahvitauot, after workit, joiden yhteydessä rupatella myös ihan niitä ja näitä. Ja koittakaa pitää huoli siitä, ettei puhe lipsahda aina takaisin niihin töihin.

Joustavan työn on huomattu lisäävän työntekijöillä työhyvinvointia ja tämän myötä parempaa jaksamista töissä, jolloin myös työurat pitenevät. Etätyön mahdollisuus saattaa olla myös hyvin tärkeä rekrytointivaltti työnantajalle. Pääasiassa sen järkevästä hyödyntämisestä hyötyvät sekä työntekijä että työnantaja, ja yksi onnistumisen avaimista on luottamus.

Hallituksen suositus etätyön tekemiselle päättyy tämän hetken tiedon mukaan 1. elokuuta. Kannattaakin sopia oman yhteisön kesken selkeät pelisäännöt, miten syksyllä jatketaan. Etätyöskentely kun on varmasti monilla aloilla tullut jäädäkseen, ja kevään mittaan vain kasvattanut merkitystään.

p.s. olen myös huomannut, että uusista opituista työskentelytavoista on iloa yksityiselämässäkin; kootkaa yhteiseen Teams-jutusteluun kaverit ympäri Suomea, tai järjestäkää vaikka juhlat! Itsekin osallistuin babyshowereihin etänä, elipä olisi tullut tällainen ajatus vielä vuosi takaperin mieleen.

Sinua saattaa kiinnostaa myös

Näkemyksiä | Blogi 01.12.2020

Oletko jo unelma-asiakkaasi kanssa samassa kuplassa?

Meillä ihmisillä on taipumus viihtyä parhaiten ympäristössä, jossa meitä ymmärretään ja joissa voimme kokea olevamme tärkeä osa kokonaisuutta. Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa olemme jatkuvasti ystäviemme ja verkoston ympäröimänä ja jaamme heidän [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 24.11.2020

Keskustelun taso on maailman peili

Yleisradio julkisti viime viikon maanantaina Hyvin sanottu – Bra sagt -hankkeen parantamaan ja vaalimaan suomalaista keskustelukulttuuria. Tavoitteena on ”kohottaa suomalaisen keskustelukulttuurin tasoa ja innostaa ihmisiä mukaan toisia kunnioittavaan, erilaisia näkemyksiä [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 17.11.2020

Tule kuulluksi

Usein ajatukset alkavat raksuttaa hetkissä jolloin odotat niitä vähiten. Niin idea myös tästä tekstistä. Oli täysin tavallinen ilta, työasiat pyyhitty mielestä ja tv auki. Mieleeni takertui lause: “Yksi meidän ongelmistamme [...] Lue lisää

Muita näkemyksiä samalta kirjoittajalta

Näkemyksiä | Blogi 13.10.2020

Hyvä suunnitelma, parempi toteutus

Jokainen yritys on omanlaisensa ja samoin on niiden markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Vuosi alkaa olla jo siinä vaiheessa, että suunnitelman tekeminen vuodelle 2021 on pian ajankohtaista. Tässä maailmantilanteessa voi tulevan suunnitteleminen [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 19.05.2020

Muistilistalle verkkosivu-uudistuksessa

Viimeisen vuoden saatossa olen ilokseni saanut olla mukana useammassa verkkosivustoprojektissa, joista jokainen on ollut omalla tavallaan haastava, opettavainen ja antoisa. Verkkosivujen merkitys markkinoinnissa on edelleen kiistaton ja tästä syystä nämä [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 10.03.2020

Vinkit ensiluokkaiseen tarjouspyyntöön

Asiantuntijatyön kilpailutus on toisinaan haastavaa, koska ei olla ostamassa vain X kappaletta tuotetta Y. Tarjouspyyntövaiheeseen kannattaakin paneutua, etenkin jos haussa on pidempiaikainen yhteistyökumppani markkinoinnin ja viestinnän toteutukseen. (Julkiset hankinnat ovat [...] Lue lisää