Millainen on hyvä viestintäsuunnitelma?

Yrityksesi tarina ja siitä kommunikointi on kriittistä. Mikä on yrityksesi tarkoitus? Mitkä ovat sen arvot? Kuinka nämä välittyvät niin työntekijöillesi kuin asiakkaillesi? Vastaukset näihin kysymyksiin ovat viestintäsuunnitelman ytimessä. Ja hauskintahan tässä on se, että kun viestintä on selkeää ja yhtenäistä, se näkyy suoraan yrityksesi menestyksessä.

Omien tavoitteiden mukainen viestintäsuunnitelma 

Viestintäsuunnitelma kattaa useita osa-alueita. Tärkeintä on, että se on johdettu yrityksesi strategiasta, tavoitteista ja arvoista. Vaikka viestintäsuunnitelman rakennusaineet ovat kaikille samat, resepti vaihtelee. Juju piileekin siinä, millaisen viestintäkakun osaat leipoa, jotta se maistuu juuri teille ja kohderyhmillenne. Muutama olennainen juttu pätee varmasti kaikkiin.

Määrittele, miten viestit sisäisesti työntekijöillesi. Tämä sisältää viestintäkanavien valinnan, viestinnän tehtävät ja vastuut organisaatiossa sekä sisäiset kohderyhmät. Eri rooleissa viestintä näyttäytyy sisäisesti eri tavoitteina ja toteutuksina. Päämäärä on yhteinen: kaikki saavat mahdollisimman paljon relevanttia informaatiota ja kommunikaation edellytykset.  

Eri sidosryhmäsuhteiden ylläpitäminen ja kehittäminen viestinnän avulla on olennaista. Miten ja missä kommunikoit eri suuntiin talosta ulospäin ja mitä viestiä haluat välittää? Miten keräät olennaista tietoa kentältä, jotta voit kehittää toimintaasi? Viestintäsuunnitelmassa on hyvä ottaa nämäkin huomioon.

Viestintäsuunnitelmassa otetaan tyypillisesti kantaa myös yrityksen suhteesta mediaviestintään. Mikä on sen parempi mainos kuin oma viesti jonkun toisen kirjoittamana? Eipä juuri mikään. Mediat janoavat aiheita joka päivä, mutta kilpailu on kovaa. Siksi lähestyminen vaatii poikkeuksellisen vahvaa näkemystä. Mediasuhdetta pitää vaalia kuin mitä tahansa suhdetta. Luottamus täytyy rakentaa, silloin teitäkin kuunnellaan. Oikea sävy ja johdonmukaisuus ovat tässäkin viestinnän osa-alueessa avainasemassa. 

Viestintäsuunnitelman toteutus 

Viestintäsuunnitelma sisältää esimerkiksi sisäisen viestinnän tavoitteet, ratkaisut ja valinnat. Näitä ovat esimerkiksi sisäisten kohderyhmien määrittely, viestintäkanavien valinta ja roolitus, kohtaamis- ja koulutustapahtumien aikataulutus ja teemoitus, viestinnän tehtävien ja vastuiden jakaminen organisaatiossa. Tälle kaikelle asetetaan lisäksi tavoitteet ja mittarit tavoitteiden saavuttamisen seuraamiseksi. 

Viestintäsuunnitelman toteutus vaatii resursseja. Tarvitset aikaa ja ammattitaitoisia tekijöitä sisällön tuottamiseen. On tilanteita, että itse ei osaa, ehdi tai halua tehdä. Jos omat resurssit eivät riitä, ulkopuolinen apu voi olla ratkaisu. Me voimme auttaa sinua toteuttamaan kaiken sen sisällön, johon et itse ehdi tai pysty keskittymään. 

Hyvä viestintäsuunnitelma on enemmän kuin dokumentti; se on toiminnan perusta. Se auttaa viestimään selkeästi yrityksen ydinviestit, arvot ja tavoitteet niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Muista, että viestintä on jatkuva prosessi. Se vaatii säännöllistä arviointia ja päivitystä pysyäkseen ajankohtaisena ja tehokkaana.