Näkemyksiä | Blogi 10.03.2020

Vinkit ensiluokkaiseen tarjouspyyntöön

Asiantuntijatyön kilpailutus on toisinaan haastavaa, koska ei olla ostamassa vain X kappaletta tuotetta Y. Tarjouspyyntövaiheeseen kannattaakin paneutua, etenkin jos haussa on pidempiaikainen yhteistyökumppani markkinoinnin ja viestinnän toteutukseen. (Julkiset hankinnat ovat puolestaan lain määrittämiä prosesseja, sekä näin ollen täysin oma taiteenlajinsa, joten niitä ei nyt käsitellä.)

Kenelle lähettää tarjouspyyntö?

Kartoita tarkkaan toimijat, jotka olisivat mahdollisimman oikeita tuottamaan tarvitsemaasi palvelua. Haetko kokonaisvaltaista toimijaa, joka tarjoaa kattavasti markkinoinnin ja viestinnän palveluita? Vai onko kyseessä jokin tietyn tyyppinen erikoisosaaminen, mitä tarvitset, esimerkiksi videotuotanto, mediaviestintä tai hakukonemarkkinointi.

Toimiston koko ja sen käytössä olevat resurssit sekä asiantuntijuus kannattaa myös tarkistaa, mikäli tiedät tarvitsevasi isompaa tiimiä ja laajempaa osaamista työsi toteuttamiseen. Hyvät suositukset, kokemukset ja toimijan onnistuneet referenssit toimii usein myös toimijoiden valinnassa hyvänä apuna.

Toimijoita voi toki hakea myös verkosta; Markkinoinnin, teknologian ja luovuuden liitto MTL:n jäsenyritykset löydät täältä,  sekä Marketing Finlandin palvelusta.

Taustoita tarjouspyyntö riittävän selkeästi

Lähtöön on aina reilua kertoa, mikäli tarjouspyyntö lähetetään useammalle toimijalle ja että kyseessä on kilpailu. Etenkin, jos tarjouspyyntö lähetetään myös nykyiselle toimittajalle.

Anna tarjouspyynnössä riittävät taustatiedot. Esittele yritys, sen tuotteet ja palvelut. Kerro asiakkaista, mitä he arvostavat ja pitävät tärkeänä, millainen on tyypillinen ostopolku. Avaa tarkemmin lähtötilannetta ja kerro mahdollisista aiemmin tehdyistä toimenpiteistä. Ilmoita myös, mikäli työn toteuttamisen pohjalle löytyy valmiina vaikkapa tehtyjä asiakas- ja kilpailija-analyysejä ja/tai asiakastyytyväisyystutkimuksia, mitkä tarjoavat oleellista taustatietoa työn toteuttamiseen.

Määrittele

Kerro selkeästi yritykselläsi oleva haaste ja tarve, miksi tarjousta ylipäänsä pyydetään. Kerro myös toimenpiteille asetetut tavoitteet ja miten niitä tullaan mittamaan. Vaihtoehtoisesti ilmoita, mikäli toivot, että mittarointi otetaan myös tarjouspyynnössä erikseen huomioon. Ilmoita onko teillä jo jotakin ajatuksia toteuttavista toimenpiteistä vai toivotteko tähän laajempaa näkemystä.

Anna mielellään edes alustava budjetti, jolloin saat toimivamman ehdotuksen toimenpiteistä, jotka ovat käytettävissä olevan investointipanostuksen puitteissa mahdollista toteuttaa.

On hyvä myös ilmoittaa työn toteutukseen liittyen käytössä oleva valmis materiaali ja muut mahdolliset olemassa olevat kumppanit. Tai kerro, mikäli nämäkin tulee huomioida annettavassa tarjouksessa. Lisäkustannuksia syntyy helposti silloin kun yhtäkkiä huomataankin, että tarvitaan alihankintana ostettavia palveluita, kuvauksia, koodausta tms.

Jos tarjouksessa toivotaan jo luovaa ehdotusta, anna riittävän kattava brief! Määrittele, mitä luovalta toteutukselta odotetaan, mitä sillä tavoitellaan ja missä muodossa ehdotus halutaan. Mitä tarkemmin tämän määrittelet, sitä vertailukelpoisemmat ehdotukset saat. Jätä toki sopivasti tilaa myös tarjoajan luovuudelle ja näkemyksille.

Muista myös, että tarjousvaiheessa tehtyjä luovia ehdotuksia koskee tekijänoikeudet. Mikäli valintasi ulkopuolelle jäänyt toimija on tehnyt ehdotuksen, jota kuitenkin tahtoisit myöhemmässä vaiheessa hyödyntää, on idea useimmiten ostettavissa myös tässä tapauksessa.

Kerro myös selkeästi, millaisella aikataululla työ on tarkoitus toteuttaa. Anna myös tarjouksen teolle aikaa, etenkin jos se sisältää jo sen luovan ehdotuksen.

Mieti, ja mahdollisuuksien mukaan myös ilmoita, millä perustella valinta tullaan tekemään. Ollaanko hakemassa vain halvinta toimijaa vai vaikuttaako päätökseen myös tarjoajan referenssit, resurssit ja käytössä oleva osaaminen. Kerro myös millä tapaa mahdollinen luova ehdotus tullaan arvioimaan. Pyydä myös mahdollisten lisätöiden osalta hinnoitteluperusteet. Esim. tuntihinta, jotta sen suhteen ei tule myöhemmässä vaiheessa yllätyksiä.

Mahdollista keskustelu

Vaikka tarjouspyyntösi olisi timanttinen, saattaa tarjoajalla herätä sen suhteen silti tarkentavia kysymyksiä. Anna siis mahdollisuus kysymyksiin, jolloin vältytään arvauksilta ja tulkinnanvaraisuuksilta. Tässä yhteydessä on reilua informoida muitakin tarjoajia, jos eteen tulee asioita, jotka voivat olennaisesti vaikuttaa tarjouksen tekoon.

Ja aina parempi, jos tarjoajalle annetaan mahdollisuus tapaamiseen, jossa taustoja, tarpeita ja haasteita on mahdollista käydä yhdessä läpi. Samalla saat näkemystä siitä, miten henkilökemiat osuvat yksiin. Sillä on etenkin pidempiaikaisen toimittajasuhteen kannalta merkitystä. Varmista samalla, ketkä osallistuvat työn tekemiseen ja kuka olisi teidän pääasiallinen yhteyshenkilönne.

Jos tapaaminen ennen tarjouksen jättöä ei esimerkiksi aikataulusyistä onnistu, mieti vaihtoehtoa, että tarjoajalle annettaisiin mahdollisuus käydä valmis tarjous kanssanne läpi. Tällöin voidaan yhdessä varmistaa, että tarjouksen osalta ei jää mikään arveluttamaan ja tällöin myös tarjousten vertailu helpottuu.

Anna palautetta

Kun valinta on tehty, anna palautetta tarjouksesta mielellään myös niille, ketkä eivät tulleet valituksi. Se on monesti toimijalle merkityksellistä ja antaa mahdollisuuden parantaa omaa toimintaansa.

Ja muista, mitä selkeämpi tarjouspyyntösi on, sitä selkeämpiä ja vertailukelpoisempia tarjouksia saat. Samalla myös vertailu ja valinta helpottuu ja löydät sen parhaan kumppanin itsellesi!

Tsekkaa myös Johannan blogi verkkosivujen uudistuksen kilpailutukseen.

Sinua saattaa kiinnostaa myös

Näkemyksiä | Blogi 19.05.2020

Muistilistalle verkkosivu-uudistuksessa

Viimeisen vuoden saatossa olen ilokseni saanut olla mukana useammassa verkkosivustoprojektissa, joista jokainen on ollut omalla tavallaan haastava, opettavainen ja antoisa. Verkkosivujen merkitys markkinoinnissa on edelleen kiistaton ja tästä syystä nämä [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 15.10.2019

Projektikoordinaattorin toivomuslista

Projektikoordinaattorin toivomuslistassa muutama vinkki, joiden avulla toimenpiteitä päästään suunnittelemaan suoraviivaisesti ja kustannustehokkaasti. 1. Lähetäthän kuvat muussa kuin Word- tai PowerPoint-muodossa. Emme tee niillä oikeastaan mitään, paitsi, jos olemme tekemässä postimerkkiä. [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 30.07.2019

Verkkosivujen uudistus – huomioi nämä, kun kilpailutat teknisen toteutuksen

Verkkosivut ovat tärkeä osa yrityksesi digitaalista näkyvyyttä. Tämän vuoksi on tärkeää kiinnittää huomioita siihen, miten ne tehdään. Tein listauksen asioista, mitä ainakin kannattaa ottaa huomioon, kun kilpailutat verkkosivujesi kokonaisvaltaisen uudistamisen teknisen [...] Lue lisää

Muita näkemyksiä samalta kirjoittajalta

Näkemyksiä | Blogi 19.05.2020

Muistilistalle verkkosivu-uudistuksessa

Viimeisen vuoden saatossa olen ilokseni saanut olla mukana useammassa verkkosivustoprojektissa, joista jokainen on ollut omalla tavallaan haastava, opettavainen ja antoisa. Verkkosivujen merkitys markkinoinnissa on edelleen kiistaton ja tästä syystä nämä [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 16.12.2019

Me ollaan asiakkaita kaikki

M-päivän, josta Ainokin juuri kirjoitti, teemana oli tänä vuonna asiakas ja palvelukokemus. Kari Korkiakosken puheenvuorosta jäi mieleen hänen näkemyksensä siitä, että kaksi kolmasosaa asiakaskokemuksesta on tunteita. Itse ilahduin edellisen kerran [...] Lue lisää

Näkemyksiä | Blogi 15.10.2019

Projektikoordinaattorin toivomuslista

Projektikoordinaattorin toivomuslistassa muutama vinkki, joiden avulla toimenpiteitä päästään suunnittelemaan suoraviivaisesti ja kustannustehokkaasti. 1. Lähetäthän kuvat muussa kuin Word- tai PowerPoint-muodossa. Emme tee niillä oikeastaan mitään, paitsi, jos olemme tekemässä postimerkkiä. [...] Lue lisää