Viestintästrategia
Huono viestintä maksaa yrityksellesi rahaa, ja paljon. Viestintästrategia on yritysjohdon työkalu parempaan ja vastuullisempaan bisnekseen.
Olennaisen tiedon pitää kulkea oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan. Se vähentää pullonkauloja, virheitä ja "enpä tiennyt"-tilanteita. Samalla se parantaa henkilöstönne hyvinvointia – ja tulosta.
Maailma hukkuu informaatioon. Olennaisen tiedon ymmärtäjä on voittaja. Olennaisen lisäksi yrityksellä pitää olla viestinnällinen identiteetti. Miten te puhutte, missä ja kenelle, miksi ja minkä verran? Luottamus viestintää kohtaan pitää ansaita. Se ei onnistu ilman systemaattista työtä ja laadukkaita toistoja. Tehkäämme siis viestintästrategia, joka säästää henkilöstönne ja muiden sidosryhmien aikaa, rahaa ja aivokapasiteettia. Kierrokset alemmas ja tehot ylemmäs. Sitä arvostavat kaikki.
Jokaisen yrityksen viestintästrategia on erilainen. Yhteistä kaikille on, että viestintästrategiassa kuvataan, millaista yrityksen viestintä on. Se EI kerro ratkaisuja ja keinoja. Se määrittelee ja rajaa viestinnän kokonaisuuden, millaista yrityksenne viestintä on.
Viestintästrategia johdetaan yrityksen liiketoiminnallisten tavoitteiden, arvojen, vision ja mission kautta. Siinä määritellään viestinnän tavoitteet, osa-alueet, sidosryhmät, tehtävät ja niin edelleen. Määritellään kaikki se, mikä katsotaan tarpeelliseksi. Yhtään tyhjää lausetta viestintästrategia ei kaipaa.
Paras tapa on tehdä tiivistä yhteistyötä yrityksenne viestinnän ydinryhmän kanssa. Aluksi me ongimme teistä kaiken tarpeellisen tiedon, jotta ymmärrämme yrityksenne anatomian. Tätä seuraa lähtötilanteen ja tavoitetilan määrittely sekä varsinainen strategiatyö kiteytyksineen, määrittelyineen ja raamituksineen. Kun kokonaisuus on nuijittu hyväksytyksi, viestintästrategia dokumentoidaan yrityksenne näköiseksi, käytännölliseksi kokonaisuudeksi.
Päätösvaiheissa osallistetaan myös yrityksenne johtoa laajemminkin, sillä viestintästrategia on yritysjohdon työkalupakin ykkösvasaroita! Kun johto sitoutuu ja motivoituu viestintästrategian taakse ja johtaa joukkoja edestä, ollaan jo vahvoilla.
Viestintästrategia pitää jalkauttaa, joten on aika siirtyä viestintäsuunnitelman puoleen. Siinä määritellään ratkaisut, keinot, kanavat ja aikataulut, joilla edetään kohti viestinnän tavoitetilaa.
Suunnitelma on hyvä laatia raamitasolla vuodeksi kahdeksi kerrallaan, mutta nykymaailman hurjassa vauhdissa sitä on syytä tarkennella tiuhemminkin. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Toinen puoli on tekeminen. Toistuvia, tunnistettavia yrityksenne identiteettiä ilmentäviä tekoja tekemällä tavoitetila tulee selkä edellä vastaan.
Tätä on viestintä. Oikeita tekoja oikeassa järjestyksessä tekemällä yritys alkaa tehdä parempaa tulosta, vastuullisemmin ja henkilöstöään ja asiakkaitaan hemmotellen.
Mitä asiakkaamme meistä sanovat?
”Teimme Näkemystehdas MBE:n kanssa strategisilla elementeillä vahvistetun viestintäsuunnitelman muutosvaiheeseen, jossa kaksi oppilaitosta olivat yhdistymässä. Muutoksen viestiminen on aina haaste, jossa on otettava huomioon erilaiset kulttuurit ja toimintatavat, mutta samana aikaan visioitava yhteisestä tulevaisuudesta. Sisäisen viestinnän lisäksi suunnitelmassa otettiin huomioon myös ulkoiset sidosryhmät, joita muutos tulee jollain tapaa koskettamaan.
MBE ja Antti ottivat haasteista heti hyvin kiinni ja ymmärsivät prosessin luonteen ja tavoitteet erinomaisesti. Lopputuloksena saimme raamit ja keinot muutosvaiheen viestinnälle. Yhteistyö oli paitsi tuloksekasta myös miellyttävää. Olimme saman tien samalla sivulla, minkä ansiosta saavutimme luottamuksen ja tekeminen oli vielä hauskaa. Kiitos Näkemystehdas MBE ja Antti!”
Leena Koivula, rehtori, Aikuiskoulutus Taitaja
Miten viestintästrategia rakentuu?
Viestintästrategian työstö alkaa tutustumisella yrityksenne liiketoimintaan. Käymme läpi liiketoimintastrategiaanne tavoitteineen ja kaikkea muuta oleellista materiaalia, jota teiltä on saatavilla ymmärtääksemme mahdollisimman kattavasti kaiken lähtötilanteen viestinnän roolille tavoitteidenne saavuttamisessa. Näin säästämme myös teidän aikaanne: käymme isommalla porukalla läpi asioita riittävästi mutta ei yhtään turhaan. Itsenäinen työskentelyvaihe viestintästrategiatyössä pienentää teidän taakkaanne.
Perehtymisvaiheen jälkeen valmistelemme materiaalit ensimmäistä tapaamistamme varten. Saatte materiaalit tutustuttavaksenne hyvissä ajoin, ja tapaamisen aikana on tarkoitus raamittaa viestintästrategia: mitä se sisältää, mitä ei; mistä puhumme, mistä emme. Tämä vaihe antaa meille yhteisen näkemyksen kokonaisuudesta, minkä jälkeen työstämme jälleen itsenäisesti Näkemyksemme mukaisesti viestintästrategiaa kohti toista tapaamista ja työn finalisointia.
Sujuvasti toteutettuna saamme viestintänne perustan kuntoon kahden tapaamisen jälkeen. Lopuksi visualisoimme työn yrityksenne näköiseksi ja aloitamme viestintästrategian mukaisen jalkauttamisen viestintäsuunnitelman laatimisesta.
Viestinnän osa-alueet
Viestintä on kokonaisuus, jonka olemme jakaneet karkeasti osiin. Tämä siksi, että sinulle olisi helpompi hahmottaa, mitkä osa-alueet teillä ovat kunnossa ja mitkä vaatisivat hieman sparrausta ja suunnittelua, toteutusta unohtamatta. Me autamme mielellämme.
Viestintäsuunnitelma
Miksi yrityksenne on olemassa? Millä ehdoilla te toimitte ja millaista arvomaailmaa yrityksenne edustaa? Osaavatko kaikki talossanne vastata näihin kysymyksiin? Entä asiakkaanne ja muut sidosryhmät? Tunteeko suuri yleisö teidät sellaisena kuin haluaisitte? Millaiset suhteet yrityksellänne on mediaan päin? Mikä on maineenne? Hyvin toteutettu viestintäsuunnitelma tekee tästä kaikesta mahdollista.
Sisäinen viestintä
Henkilöstö on yrityksen tärkein resurssi. Käsi pystyyn, joiden firmassa sisäinen viestintä on timanttia? Hyvä jos on, sillä siihen kannattaa panostaakin. Kun tieto kulkee talon sisällä, se näkyy yrityksen tuloksessa. Yritys on kuin mikä tahansa yhteisö, jossa vuorovaikutus on kaiken keskiössä. Eikä viestintä ole vain viestintäosasto, vaan siihen osallistuvat kaikki.
Ulkoinen viestintä
Onko teillä uusi tuote tai palvelu? Suunnitteletteko investointeja tai yrityskauppoja? Onko teille tullut uusia osaajia taloon? Harkitsetteko uusia toimitiloja ja tonttikauppoja? Haetteko toiminnallenne uusia sertifikaatteja? Mitä muuta mielenkiintoista on tehty tai luvassa lähitulevaisuudessa, mistä jonkun muun on hyvä olla tietoinen, jotta kaikki menee suunnitellusti? Se, mikä on yrityksenne sisällä arkipäivää ja itsestään selvää, ei ole välttämättä sitä ulkoisille sidosryhmillenne. Näitä yrityksenne arkeen vaikuttavia tahoja riittää, ehkä vielä enemmän kuin moni äkkiseltään uskoisikaan.
Mediaviestintä
Mediatila viestinnän keinoin pitää ansaita, sitä ei saa vahingossa tai rahalla. Siksi sitä myös arvostetaan. Mediaviestintä on parhaimmillaan erittäin tehokas viestinnän keino, joka näkyy yrityksenne tuloksessa positiivisesti. Paikallinen, valtakunnallinen tai jopa kansainvälinen näkyvyys mediassa on parasta mahdollista näkyvyyttä. Mikä olisi parempi mainos kuin puolueettoman toimittajan tekemä juttu oman uutisenne pohjalta?
Kriisiviestintä
Kriisiviestinnän vahvin ominaispiirre on, että sen tarve tulee lähes aina odottamatta, nopeasti ja yllättäen. Kriisejä on monen tasoisia. Eikä kriisiviestintä ole ainoastaan niitä maailmanlopun tasoisia tilanteita varten, vaan ihan pienikin särö vaatii hoitoa. Toimiva kriisiviestintään varautuminen kattaakin sammutustyöt pienistä suuriin.
