Viime vuosina ja erityisesti nyt viestintätaitojamme on koeteltu toden teolla. Olemme jatkuvan pohdinnan äärellä, ja mietimme niin henkilökohtaisella kuin yritystasolla, että mitä, mistä ja milloin on sopivaa viestiä.
Laadukkaan viestinnän merkitys korostuu poikkeustilanteissa ja meiltä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoilta kysytään yhä enemmän näkemystä parhaimpiin viestintäkäytänteisiin. On hyvä muistaa, että viestinnän tulisi tilanteesta riippumatta olla aina avointa, rehellistä, luotettavaa sekä arvostavaa. Näitä Viestinnän Eettisen Neuvottelukunnan määrittelemiä eettisiä ohjeita noudattamalla päästään jo pitkälle, kun halutaan toteuttaa vaikuttavaa viestintää.
Huolimaton viestintä kasvattaa mainehaittojen riskiä
Eteen voi tulla tilanteita, joita emme kukaan ole voineet ennustaa. Tällöin on tärkeää, että yrityksen sisällä tiedetään 1) Miten kyseinen tilanne käsitellään sisäisesti ja 2) Miten tästä viestitään niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Hektisissä tilanteissa on syytä pysähtyä hetkeksi ja pohtia rauhassa tilanteen kokonaisvaltaisia vaikutuksia.
Venäjän hyökkäys Ukrainaan on laittanut kaiken kauheuden lisäksi myös yritysten viestintätaidot koetukselle. Nokian Renkaiden ensiviesti tilanteesta oli se, että he aikovat jatkaa toimintaansa Venäjällä ja tilanne mahdollisesti jopa kasvattaa heidän markkina-asemaansa. Tämä johti Nokian Renkaiden kurssin romahdukseen ja aiheutti selkeitä mainehaittoja yhtiölle. Vyyhtiin liittyi Nokian Renkaiden mukaan yhtiön viestin väärin tulkitsemista, mutta vahinko oli jo ehtinyt tapahtumaan. Olisiko tältä voitu välttyä, jos yhtiön sisällä olisi ennakkoon miettinyt ja selkeästi määritelty, mitä ja miten asioista viestitään ulospäin?
On haastavaa muuttaa ihmisten käsitystä yrityksestäsi, jos ensivaikutelma on jo mennyt niin sanotusti vihkoon. Käsitysten muuttaminen ja korjauslausuntojen antaminen vie loppupeleissä aina enemmän aikaa ja resursseja kuin se, että oltaisiin alun perin käytetty muutama ajatus enemmän selkeän viestintäsuunnitelman tekemiseen.
Pikatarkistuslista huolelliseen viestintään
Ulkopuoliset viestinnän ammattilaiset pystyvät antamaan työkaluja ja apuja yrityksen viestinnän toteuttamiseen. Jotta yrityksen kannalta olennaiset asiat tulee viestittyä avoimesti, tarvitaan myös yrityksen sisältä tahtotilaa, sitoutuneisuutta sekä aktiivisuutta laadukkaan viestinnän toteuttamiseen.
Vaikka kohdeyleisön vastetta ei pystytä aina tarkasti ennustamaan, pystytään huolellisella suunnittelulla viestinnällisiä riskejä kuitenkin minimoimaan. Käytä siis muutama hetki enemmän aikaa ja tarkista viestinnästäsi ainakin nämä asiat, kun olet seuraavan kerran julkaisemassa jotain:
- Ottaako julkaisu kantaa johonkin asiaan? Jos ottaa, niin varmista, että kyseessä on mielipide, joka edustaa yrityksesi tavoitteita ja arvoja.
- Minimoi väärinymmärrysten mahdollisuudet. Älä jätä perustelemattomuudella tilaa ylimääräisille tai virheellisille tulkinnoille.
- Jaa oikeaa tietoa ja muista lähdekritiikki. On vastuullanne jakaa oikeaa tietoa ja pitää huolta siitä, että käyttämänne tiedonlähteet ovat luotettavia.
- Tarkasta julkaisusi äänensävy, sanavalinnat sekä siihen liittyvät muut materiaalit (esim. kuvat ja videot). Niin, että ne tukevat viestiäsi ja ovat edustamasi yrityksen linjausten mukaisia.
- Anna jonkun yrityksestäsi vielä tarkistaa julkaisu ja keskustelkaa tarvittaessa vielä asiasta.
Viestintästrategia rauhoittaa ja luo mielenrauhaa myös kriisitilanteessa
Erityisesti kriisitilanteet pakottavat meidät kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että miten kuulumme ja näymme ulospäin. Hyvin laadittu viestintästrategia tuo johdonmukaisuutta ja selkeyttä koko yrityksen viestintään niin normaalissa arjessa kuin kriisitilanteissakin.
Viestintästrategian tulisi olla jokaisen yrityksen perustyökalu, joka ohjaa niin sisäistä kuin ulkoista viestintää. On liiketoiminnan kannalta, toimialasta riippumatta, kriittisen tärkeää, että oikea tieto kulkee oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan.
