Blogit 28.6.2022Antti Pohja

Viestintästrategia vai viestintä­suunnitelma?

Mitä eroa on viestintästrategialla ja viestintäsuunnitelmalla? Miksi yrityksen pitäisi ne laatia ja pitääkö aina olla molemmat? Mitä jos vain toinen näistä, niin kumpi ensin vai mitä ihmettä pitäisi tehdä? Pohditaanpa.

Äkkiseltään ja oppikirjan mukaan on selvä, että strategia ennen suunnitelmaa ja suunnitelma ennen toteutuksia. Viestintästrategian hyödyt bisnekseen ovat kiistattomat ja moninaiset, kuten tässä edellisessä blogissa kirjoitin.

Elämä ja arki eivät kuitenkaan aina ole oppi- tai satukirjan sivuilta. Mitä enemmän yritysten viestintävastaavien kanssa keskustelee, sitä enemmän törmää hyvin erilaisiin reaalimaaliman tilanteisiin yritysviestinnän mahdollisuuksien ja resurssien suhteen.

Viestintästrategiaan määritellään, millaista viestintää yritys tekee ja miksi, eli keinot viestinnän nykytilasta tavoitetilaan.

Viestintäsuunnitelmaan kirjataan, miten viestinnän strategiset linjaukset toteutetaan käytännössä ja edetään kohti viestinnän tavoitetilaa.

Minun olisi helppo kailottaa asiantuntijan norsunluutornistani, että ”strategiseen suunnitteluun on hyvä varata mahdollisimman pian reilusti aikaa”, ja että ”pieteetillä laadittu viestintästrategia palkitsee ajankäytöllisesti ja johdonmukaisuudellaan teidät ajasta ikuisuuteen sekä antaa tuen ja turvan viestinnän arkeen.”

Niin ehkä sanonkin ja niin ehkä onkin, mutta aika usein kaikkeen tärkeään ei ole saman tien aikaa, vaikka oppikirjat näin neuvoisivatkin.

Voisiko olla hybridimalli?

Täydellisessä maailmassa on yritys, joka luo perustansa kuntoon päivästä yksi alkaen. Liiketoimintastrategiaa tukee omasta kulmastaan brändistrategia ja viestintästrategia, minkä jälkeen päästään johdonmukaiseen suunnitteluun ja yhteiseen ajatteluun, oman identiteetin mukaiseen arkeen.

Aika usein on kuitenkin niin, että juna liikkuu jo kovaa vauhtia, ja asioita pitää tehdä lennosta. Ydinliiketoiminta pitää pyöriä joka päivä ja tukitoimien täytyy reagoida hetkeen, eikä esimerkiksi viestinnän strategiatyölle ole välttämättä juuri nyt aikaa raivattavaksi. Tai vaikka teoriassa olisikin, se jää realismin rautaisten rattaiden puristuksiin.

Yksi vaihtoehto voisi monesti olla viestinnällinen hybridimalli, jossa laaditaan viestintäsuunnitelma strategisilla elementeillä maustettuna. Oppikirjan mukaan tämä ei ole optimaalinen malli, mutta hei, maailma ei ole aina täydellinen. Joskus on parempi tehdä paras mahdollinen, kun ottaa kaikki muuttujat huomioon.

Viestintästrategian ja viestintäsuunnitelman hybridimalli voi monesti olla helpottava päätös. Ensimmäinen steppi on hieman matalampi, ja mikä tärkeintä, päästään aidosti vauhtiin. Viestintäsuunnitelmasta puhuttaessa ollaan jo aika lähellä konkretiaa ja käytäntöä.

Sparraustunti avaa monesti silmät

Tämä hybridimalli on ollut hyvin suosittu puheenaihe, kun keskustelen viikoittain eri yritysten viestinnän tekijöiden kanssa. Olemme MBE:llä kehittäneet juuri tällaisia keskusteluja varten oman sparraustuntikonseptimme, joka on poikkeuksetta hyödyllinen molemmin puolin pöytää.

Me pystymme toivottavasti antamaan uusia näkökulmia yritysten viestintään; itse saamme valtavasti ymmärrystä, millainen on yritysten viestinnän arki juuri tällä hetkellä. Aina ei tarvitse yrittää myydä tai ostaa. Joskus voi vain keskustella ja sparrailla ajatuksia. Se on win-win.

Lopulta kohti viestintästrategiaa

Kuten totesin, hybridimalli on monesti paras ratkaisu päästä alkuun, edellä mainituista syistä. Se voi sitä paitsi toimia porttina tuhdimpaan strategiseen pohdintaan. Strategisin elementein vahvistettu viestintäsuunnitelma antaa jo aika paljon tuloksia ja signaaleja paremmasta viestinnän huomisesta – tavoitteellisuudesta, mittaamisesta ja johdonmukaisuudesta.

Pala kerrallaan on huomattavasti parempi kuin: ei mitään palaa.